Målsettingar

• Informasjon 
Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggjarar, tilsette og folkevalde til ei kvar tid vert haldne orientert om samanslåinga - målsettingar, prosessar og resultat

• Tillit 
Kommunikasjonsarbeid skal bidra til å skape oppslutning og tillit til prosessen og det nye fellesrådet

• Medverknad og eigarskap
Kommunikasjonsarbeidet skal skape rom for medverknad, entusiasme og bidra til å skape ein felles identitet og kultur på tvers av dagens fellesrådsgrenser

Prinsipp for kommunikasjonen

Desse målsettingane kan vi oppnå dersom kommunikasjonen er:

• Open og aktiv
Openheit og innsyn er viktig for å byggje tillit. Openheit handlar både om innhaldet i avgjerslene og grunngjevnad for at dei er tekne. Det skal informerast om avgjersler undervegs. Vi skal praktisere prinsipp om offentleggjering og legge til rette for innsyn. Alle relevante dokument skal gjerast tilgjengeleg for tilsette, folkevalde, innbyggjarar og presse. Vi skal praktisere samhandling på tvers av organisasjonane og på tvers av fellesrådsgrensene – med dialog og tydelege avgjersler som prinsipp.

• Samkøyrt informasjon
Sjølv om fellesråda vil vere to sjølvstendige einingar fram til 2020, er det viktig at alt som vert kommunisert om samanslåingsprosessen vert formidla med ei og same stemme, både internt og eksternt, og er koordinert og samkøyrt. Lokal tilpassing ved behov. Når bodskap som vedkjem begge fellesråda vert formidla, skal det skje gjennom hovudkanalar som er som er tilgjengelige for alle.

• Tilgjengeleg og forståeleg
All kommunikasjon skal vere tilgjengeleg for alle. Det betyr at vi må nytte kanalar som når ut breidt og raskt. Same informasjon bør formidlast i fleire kanalar. Tilgjengelegheit handlar også om at informasjonen er tydeleg og gjeve i eit klart og brukartilpassa språk. Digital kommunikasjon er og vil i framtida vere hovudregelen. Digital kommunikasjon vil vere prioritert i samanslåingsprosessen, men må supplerast med informasjon via media, trykksaker og direkte møter med innbyggjarar og tilsette for å ivareta dei som ikkje nyttar digitale flater.

• Fokus på samspel og dialog 
Kommunikasjon er utveksling av informasjon og kunnskap. Det må sikrast at kommunikasjonen ikkje berre går éin veg, men at det er moglegheit for dialog slik at alle grupper og interesser vert høyrde. Målgruppene skal alltid ha moglegheit til å meine, kommentere og få svar på spørsmål undervegs.

Overordna bodskap
(Kva vi ønskjer å formidle)

Hovudmål:

1. Vi skal sikre gode,  kyrkjelege tenester for innbyggarane i heile fellesrådsområdet. Ta vare på kyrkjebygga, både som gudshus og som kulturbygg.

2. Vere eit attraktivt arbeidsmiljø. Det nye fellesrådet skal ha fokus på å utvikle gode kompetansemiljø med god samhandling mellom arbeidsgjevarlinjene og gode relasjonar til frivillige medarbeidarar.

3. Sterkare gjennomslagskraft i kyrkjelege fora på regionalt-, bispedøme- og sentralt nivå

4. Ha godt samarbeid med den nye Stad kommune, både på tenestenivå og på folkevald nivå,  for å sikre forståing og aksept for det arbeidet Kyrkja driv, og gjennom dette tilstrekkelege inntekter til å kunne utføre pålagde og forventa tenester for innbyggjarane

Delmål:

5. Utvikle og tilby desentraliserte tilbod og tenester  i fellesrådsområdet.

6. Vere ein tydeleg samfunnsaktør som fremjar og forsvarar kristne verdiar og likeverd mellom menneske. Bidra til å etablere møteplassar, partnarskap og samhandling.

7. Vere ein utviklande og attraktiv arbeidsplass. Skape gode fagmiljø som gjev betre grunnlag for rekruttering og kompetanseutvikling.

8. Sørgje for ein effektiv tenesteproduksjon der tenester folk treng i kvardagen blir gitt nær der folk bur, medan forvaltingstenester og administrasjon blir effektivisert og digitalisert i så stor grad som råd er.

Vi må vere tydelege i formidlinga av våre viktigaste bodskap, tufta på det kristne verdigrunnlaget og retningslinjene Kyrkjemøtet vedtek for Den Norske Kyrkja. I tillegg bør vi fokusere på følgjande bodskap:

• 1. januar 2020 skal eit heilt nytt fellesråd vere etablert og i drift: Stad Kyrkjelege Fellesråd

• Saman skal Eid og Selje byggje eit godt rusta og attraktivt kyrkjeleg fellesråd med sterkare gjennomslagskraft

• Det nye fellesrådet vil sikre innbyggjarane kyrkjelege tenester der dei bur

• Dei beste og mest effektive tenestene får vi ved å hente og utnytte det beste frå kvart av dagens fellesråd.

Felles visjon og verdiar

I kommunikasjonsarbeidet vert det også viktig å seie noko om kva retning det nye fellesrådet vil bevege seg  – kva visjonar leiinga har for framtida. Å utvikle eit felles bilde, som tek vare på det beste frå fortida og som samtidig gjev prioriteringar og retning for framtida, blir viktig når eit nytt fellesråd skal byggjast.

I arbeidet med kommunikasjon er det viktig å ikkje male alt rosenraudt. Vert dårlege prosessar og upopulære avgjersler dyssa ned og lagt fram på ein måte dei involverte ikkje kjenner seg igjen i, oppnår ein mistillit i staden for tillit. Dette kan vere ein krevjande balansegang fordi kommunikasjonen både har ein agenda, samtidig som den bør oppfattast som nøytral hjå alle partar.

Målgrupper

Interne

• Tilsette, tillitsvalde, fagforeiningar i Eid og Selje.
 Forventningar om, eller faktiske endringar og gjennomgripande omstillingar, kan lett skape usikkerheit og utryggheit hjå tilsette. Det vil derfor vere et stort behov for rask og presis informasjon gjennom heile prosessen. Det nye fellesrådet skal vere ein trygg arbeidsgjevar. Ein god omstillingsprosess skal sikre at tilsette ikkje sluttar undervegs grunna oppleving av usikkerheit. God og open kommunikasjon med dei tilsette og deira aktive deltaking i prosessen er avgjerande viktig.

• Folkevalde i Eid og Selje – både fellesrådsmedlemer og sokneråd i dei to kommunane treng god informasjon for å gjere kloke avgjersler i prosessen fram mot etablering av det nye fellesrådet. Utsending av møtereferat og tilgang på den same informasjonen som tilsette skal sørge for dette.

Eksterne

• Innbyggjarar, næringsliv, lag og org. i Eid og Selje
Som dei tilsette vil også innbyggjarane i ulik grad merke endringane. Behovet for informasjon vil uansett vere stort. Det vil i likskap med å kommunisere endring også vere viktig å kommunisere at enkelte ting blir som det har vore. Det er også viktig å bevisstgjere innbyggjarane på at dei skal bli innbyggjarar i eit nytt fellesrådsområde – og at det ikkje er to fellesråd som skal vere del av eit større.

• Lokale, regionale og sentrale myndigheter 
Dei to kommunane, bispedømet og tidvis kyrkjerådstilsette på nasjonalt nivå vil følgje prosessen. Då er det viktig at dei har tilgang på den informasjonen dei treng.

• Media 
Pressa skal haldast fortløpande orientert om prosessen og stimulerast til å skrive om og formidle nyheiter om prosessen.

• Andre interesserte 
Prosessen med etablering av Stad Kyrkjelege Fellesråd vil vere viktig for bl.a. andre fellesråd i prostiet og andre fellesråd som er i same prosess. Det er viktig å utvikle gode relasjonar til andre som har starta samanslåingsprosessen. Gjennom direktekontakt og deltaking på ulike nasjonale fora vil det vere nyttig med gjensidig informasjonsutveksling og samarbeid.
 

Målgruppe Informasjonsbehov – kva spørsmål skal svarast på?

Interne

Tilsette/ tillitsvalde
- Kva konsekvensar har samanslåinga for meg og min arbeidsplass?
- Korleis blir min nye arbeidskvardag?
- Korleis kan eg påverke? Korleis vert dei tilsette sine rettar sikra?
- Korleis sikre dei tillitsvalde/tilsette rett til å vere med å bestemme?

Folkevalde
- Kva saker skal opp til handsaming og kva vedtak skal fattast?
- Konsekvensar for folkevalde organ (fellesråd og sokneråd)

Eksterne

Innbyggjarar
- Kva vert konsekvensane for meg som innbyggjar?
- Korleis vil tenestene bli påverka av samanslåinga?
- Korleis blir lokal medverknad teke vare på?
- Korleis kan eg påverke den vidare prosessen?
- Kvar tek eg kontakt for å få svar på spørsmål?
- Eg vil gjerne bli betre kjent med Stad Kyrkjelege Fellesråd – Kva bør eg gjere?

Lokale, regionale og sentrale myndigheiter
- Oppdatert, generell informasjon om prosessen

Andre interessentar
- Oppdatert, generell informasjon om prosessen

Verkemiddel / kanalar for kom. og informasjon
For å kunne nå alle målgruppene på ein hensiktsmessig måte, er det nødvendig å nytte ulike kanalar. Val av kanal skal vere basert på ei vurdering av korleis målgruppa best kan nåast på ein effektiv og god.  Kost-nytte må vurderast før tiltak og kanal vert vald.

Folk sine medievaner har dei siste åra vore i stor endring og stadig fleire vel bort tradisjonelle medium og går over på digitale flater. 87 % av befolkninga har tilgang til internett, 70 % nyttar Facebook og 82 % nyttar smarttelefon dagleg. (Kilde: SSB og TNS Gallup 2015). Det er derfor vurdert som hensiktsmessig å prioritere dei digitale kanalane i kommunikasjonsarbeid. Dei digitale kanalane, særleg då felles nettside, bør derfor ha høgast prioritert i arbeidet. Dette fordi det bidreg til å nå alle målgruppene i dei 2 fellesråda samtidig.

Digitale kanalar

www.stad.kyrkja2020.no/nettside-heimsider

Ingen andre kanalar kan måle seg med nettet sin tilgjengelegheit. Gjennom formidling på nett sørgjer vi for at alle som ønskjer kan få tilgang på det dei treng til ei kvar tid, frå kvar som helst.

Stad Kyrkjelege Fellesråd  2020 si nettside vil vere den prioriterte informasjonskanalen og hovudkanal for kommunereformrelatert informasjon. Informasjon som bli gjeve til eksterne målgruppe gjennom andre kanalar, skal også vere tilgjengelig på nettsidene. Sidan dei to fellesråda i dag har ulike leverandørar av nettsider bør felles nettside etablerast på kommunane si plattform.

Dei to fellesråda sine heimesider vil bli brukte som supplerande informasjonskanalar.

• Sosiale medier

Facebook: er en lett tilgjengelig arena for informasjon, dialog og debatt. Fellesråda/stabane har allerede sine egne Facebook-sider, men tilrådinga er likevel å opprette ei felles for samanslåingsprosessen.

Snap: Snap har utvikla seg til å bli nest største sosiale medium målt i både antal profilar og dagleg bruk. Ipsos-tall viser at over 2,3 millionar over 18 år har Snap-profil. Inkluderer ein alle under 18 år, så nærmar ein seg 3 millionar. Over halve Norge er også på Snap, og med om lag to millionar daglege Snapbrukarar, der spesielt dei unge er aktive, er dette ein aktuell kanal å nytte spesielt mot den yngre målgruppa innbyggjarar.

Instagram: Deling på bilder på sosiale medier er ein trend som blir meir og meir populær. Noko som gjer at veksten for Instagram har vore betydeleg dei siste åra. Hashtag-kampanjer kan nyttast til å skape engasjement blant innbyggjarane for prosessen.

Youtube-kanal: Levande bilete og film er populært på nett. Korte intervju, opptak frå arrangement, stemningsvideo etc. som kan leggjast ut og nyttast på SoMe (Sosiale Media). Ressurskrevjande, men effektivt verkemiddel.

• E-post/ sms

E-post bør nyttast i direkte kommunikasjon til både folkevalde, tilsette og samarbeidspartar når det er naudsynt. Det kan også vurderast om informasjon i e-post kan publiserast i andre digitale kanalar - dersom det gjelder generell informasjon. Sms kan også nyttast aktivt for raskt å nå mange for å minne om informasjon som er lagt på nett.

• Utsendingar, papirbaserte

• Informasjon til husstandar
Papirbasert informasjon til alle husstandar (magasin/avis) kan vere eit godt supplement til dei digitale kanalane, for å sikre at vi når flest mogleg - også dei som ikkje er aktive i digitale kanalar.

• Trykksaker - nyheitsbrev
Ulike trykksaker (brosjyre, flyers, plakatar o.l.) kan vere egna i enkelte situasjonar og i samband med ulike arrangement. Kost-nytte bør alltid vurderast. Gjennom aktivt å sende ut informasjon til spesifikke målgrupper, enten elektronisk eller fysisk, kan vi vere målretta i vår kommunikasjon. Denne forma for kommunikasjon er meir pågåande og gjev derfor meir merksemd. I dei fleste tilfelle vil dette også vere meir ressurskrevjande.

Marknadsføring (betalt)
Annonsering eller distribusjon av anna reklamemateriell kan bidra til både å speie viktig informasjon og tydeleggjere eit bestemt bodskap. Gjev ei generell synleggjering av prosessen og er med på å styrkje Stad Kyrkjelege Fellesråd som «merkevare».

Arrangement
Den mest proaktive og direkte forma for kommunikasjon vi kan drive med er å invitere tilsette eller innbyggjarar til eigne arrangement eller samlingar. Arrangement i stor skala er ressurskrevjande men kan ha ein viktig signaleffekt om at vi vil møte folk – og at vi dermed tar formidlingsansvaret og målgruppene på alvor.
Det er mogleg å nytte allereie etablerte arenaer og arrangement i begge kommunar til å gje informasjon og byggje kultur for den nye fellesrådet. Dette i tillegg til eigne arrangement der Stad Kyrkjelege Fellesråd inviterer.

Media
Både lokal og regional presse er svært viktige kanalar for å nå innbyggjarane. Lokal presse skal behandlast likeverdig og skal få mogelegheit til å sette seg inn i aktuelle saker.

Andre kanalar og tiltak
Kommunane har ulike andre kanalar som kan spele ei svært viktig rolle i det heilskaplege kommunikasjonsarbeidet - blant anna resepsjon/servicetorg og bibliotek. Informasjon på desse stadane skal vere koordinert. Desse skal ha tilgang på aktuell informasjon slik at brukarar som tek kontakt opplever god service og får korrekt og oppdatert informasjon.

Plan for kommunikasjonstiltak
Planen som er utarbeidd er ein førebels tiltaksplan og skisserer moglegheiter. Fellesnemnda må godkjenne dei elementa i planen som skal nyttast/iverksetjast. Planen må reviderast og oppdaterast kontinuerleg.

Ansvar og organisering
Fram til etableringa av den nye kommunen, har prosjektleiar, saman med kyrkjeverja i Selje, ansvar for å sikre god informasjonsflyt i prosessen, både internt og eksternt. Ansvaret er å halde innbyggjarar, politikarar, tilsette og presse opplyste og orienterte om framgangen i prosjektet.
Alle har derimot eit ansvar for god kommunikasjon, innanfor sine område. Kommunikasjon i større organisasjonar er alltid eit samspel mellom mange aktørar. Det er derfor viktig at dei involverte i prosessen har gode rutine på kommunikasjon seg imellom.

Internkommunikasjon
At tilsette opplever at prosessen er føreseieleg, og at ein får riktig informasjon - til rett tid - på riktig måte, er avgjerande. Dei treng informasjon om kva som skal skje, når, kvifor og på kva måte dette påverkar den enkelte sin situasjon. Omstillinga krev bevisst og god kommunikasjon med dei tilsette.
Informasjon som først og fremst vedkjem tilsette skal alltid kommuniserast internt før det går ut i eksterne kanalar.
Når det gjeld internkommunikasjon er ein avhengig av eit godt samspel med leiarane og dei tillitsvalde i begge fellesråda.

Fellesnemnda
I kommunikasjonsarbeidet retta mot både tilsette og innbyggjarar, er ein avhengig av eit godt samspel med fellesnemnda og arbeidsgrupper som evt vert nedsett av fellesnemda.

Ressursar
Kommunikasjonsarbeidet må organiserast og samordnast på ein måte som sikrar tilstrekkeleg med ressursar og tilstrekkelig koordinering i samanslåingsprosessen både for politisk og administrativt nivå.
Ressursbehovet vil også vere avhengig av kva organisering og samordning ein klarer å få på plass.
Det kan ved enkelte høve vere aktuelt å kjøpe inn kommunikasjonsressursar/-tenester utanfrå.

Vedlegg